Lenk- und Ruhezeiten im Jahr 2026: Sind Sie auf die neue Tachographenpflicht vorbereitet?

Seit dem 1. Juli gelten die Vorschriften auch für bestimmte Lieferwagen

Transportunternehmen müssen nachweisen können, dass sich die Fahrer an die europäischen Lenk- und Ruhezeiten halten. Der Fahrtenschreiber erfasst dazu unter anderem die Lenkzeit, sonstige Tätigkeiten, die Verfügbarkeit, Pausen und Ruhezeiten.

Seit dem 1. Juli 2026 gilt diese Verpflichtung nicht mehr nur für Lkw und Busse. Auch leichte Nutzfahrzeuge mit einer zulässigen Gesamtmasse von mehr als 2.500 Kilogramm fallen unter die europäischen Lenk- und Ruhezeiten, wenn sie für den internationalen Güterverkehr oder die Kabotage eingesetzt werden.

Diese Fahrzeuge müssen dann grundsätzlich mit dem intelligenten Fahrtenschreiber der zweiten Generation ausgestattet sein: Smart Tacho 2.

Davon sind nicht nur Transportunternehmen betroffen. Auch Kuriere, Lieferdienste, Serviceunternehmen, Bauunternehmen und andere Firmen, die mit Lieferwagen Güter grenzüberschreitend befördern, müssen prüfen, ob ihre Fahrzeuge und Tätigkeiten unter die neue Verpflichtung fallen.

Stand der Gesetzgebung: Juli 2026.

Warum gibt es Lenk- und Ruhezeiten?

Die europäischen Lenk- und Ruhezeiten wurden festgelegt, um:

• Müdigkeit am Steuer zu verhindern;
• die Verkehrssicherheit zu verbessern;
• den Fahrern gute Arbeitsbedingungen zu bieten;
• einen fairen Wettbewerb im Straßenverkehr zu fördern;
• strukturell bedingte überlange Arbeitstage zu bekämpfen.

Die Vorschriften gelten für Arbeitnehmer und selbstständige Fahrer sowie für den Transport auf eigene Rechnung und auf Rechnung Dritter, sofern keine spezifische Ausnahmeregelung vorliegt.

Es liegt in der Verantwortung des Fahrers, den Fahrtenschreiber ordnungsgemäß zu bedienen. Das Transportunternehmen muss die Arbeit so organisieren, dass die Einhaltung der Vorschriften möglich ist, und die aufgezeichneten Daten aufbewahren, überprüfen und gegebenenfalls weiterverfolgen.

Für welche Fahrzeuge gilt die Tachographenpflicht?

Die europäischen Lenk- und Ruhezeiten sowie die Tachographenpflicht gelten grundsätzlich für:

• Fahrzeuge und Fahrzeugkombinationen für den Güterverkehr mit einer zulässigen Gesamtmasse von mehr als 3.500 Kilogramm;
• Fahrzeuge für die Personenbeförderung, die für mehr als neun Personen, einschließlich des Fahrers, ausgelegt sind;
• seit dem 1. Juli 2026: leichte Nutzfahrzeuge und Fahrzeugkombinationen mit einer Masse von mehr als 2.500 Kilogramm, die im internationalen Güterverkehr oder im Kabotageverkehr eingesetzt werden.

Für die Gewichtsberechnung zählt die zulässige Gesamtmasse des gesamten Fahrzeugzugs. Ein Lieferwagen kann für sich genommen unter 2.500 Kilogramm bleiben, durch einen Anhänger jedoch dennoch die Grenze überschreiten.

Neue Vorschriften für Lieferwagen ab dem 1. Juli 2026

Die Ausweitung auf leichte Nutzfahrzeuge ist vor allem für Lieferwagen mit einer zulässigen Gesamtmasse von mehr als 2.500 bis einschließlich 3.500 Kilogramm relevant.

Die neue Verpflichtung gilt, wenn mit dem Fahrzeug:

• im internationalen Güterverkehr eingesetzt wird;
• in einem anderen EU-Mitgliedstaat gefahren wird;
• Kabotage durchgeführt wird;
• gegebenenfalls mit Anhänger oder Sattelauflieger die Grenze von 2.500 Kilogramm überschritten wird.

Für diese Lieferwagen gelten ab dem 1. Juli 2026 dieselben europäischen Lenk- und Ruhezeiten wie für schwerere Lkw. Außerdem müssen sie mit einem Smart Tacho 2 ausgestattet sein.

Gilt dies auch für den innerstaatlichen Verkehr?

Ein Lieferwagen zwischen 2.500 und 3.500 Kilogramm, der ausschließlich innerhalb der Niederlande verkehrt, unterliegt durch diese neue europäische Ausweitung nicht automatisch der Tachographenpflicht. Die Ausweitung ab dem 1. Juli 2026 zielt auf den internationalen Güterverkehr und die Kabotage ab.

Übersteigt die zulässige Gesamtmasse des Fahrzeugs oder des Fahrzeugzugs 3.500 Kilogramm, kann die reguläre Tachographenpflicht jedoch gelten.

Die genaue Beurteilung hängt vom Fahrzeug, dem Fahrzeugzug, den Tätigkeiten und eventuellen Ausnahmen ab.

Ausnahmen: Nicht jeder Lieferwagen unterliegt der Tachographenpflicht

Es gibt internationale und nationale Ausnahmen. So kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Ausnahme für Fahrzeuge oder Fahrzeugkombinationen bis zu 7.500 Kilogramm gelten, mit denen ein Fahrer Material, Werkzeuge oder Maschinen befördert, die für seinen eigenen Beruf erforderlich sind.

Dabei gelten Bedingungen wie:

• Das Fahrzeug bleibt in einem Umkreis von 100 Kilometern um den Standort;
• das Fahren ist nicht die Haupttätigkeit des Fahrers;
• gemäß der niederländischen ILT-Norm wird das Fahrzeug nicht mehr als 12 Stunden pro Woche gefahren.

Für Fahrzeuge zwischen 2.500 und 3.500 Kilogramm gilt darüber hinaus eine internationale Ausnahmeregelung, wenn Güter auf eigene Rechnung befördert werden und das Fahren nicht die Haupttätigkeit des Fahrers ist. Die Beförderung darf dann nicht auf Rechnung Dritter erfolgen.

Auch für unter anderem Rettungsdienste, bestimmte landwirtschaftliche Tätigkeiten, Reparatur- und Bergungsfahrzeuge sowie einige spezifische staatliche Aufgaben gelten Ausnahmen.

Eine Ausnahmeregelung muss in der Regel nicht im Voraus beantragt werden. Bei einer Kontrolle müssen Sie jedoch nachweisen können, dass Sie alle Voraussetzungen erfüllen. Lassen Sie daher immer Ihre konkrete Situation prüfen und führen Sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen.

Die wichtigsten Lenkzeiten im Überblick

Für Fahrer, die unter die Verordnung 561/2006 fallen, gelten unter anderem die folgenden Höchstgrenzen:

Tägliche Lenkzeit

Ein Fahrer darf normalerweise maximal neun Stunden pro Tag fahren. Zweimal pro Woche darf diese Zeit auf zehn Stunden verlängert werden.

Wöchentliche Lenkzeit

Die maximale Lenkzeit beträgt 56 Stunden pro Woche.

Fahrzeit über zwei aufeinanderfolgende Wochen

Über zwei aufeinanderfolgende Wochen darf ein Fahrer maximal 90 Stunden fahren. Diese Grenze verschiebt sich: Nicht nur Woche eins und zwei werden zusammengezählt, sondern auch Woche zwei und drei.

Ununterbrochene Lenkzeit

Nach maximal 4,5 Stunden Fahrzeit muss der Fahrer eine Pause von mindestens 45 Minuten einlegen.

Diese Pause darf wie folgt aufgeteilt werden:

• zunächst mindestens 15 Minuten;
• danach mindestens 30 Minuten.

Die Reihenfolge ist verbindlich. Zwei Pausen von 30 und 15 Minuten entsprechen nicht dieser Aufteilungsregelung.

Auch andere Tätigkeiten werden angerechnet

Fahrzeit ist nicht gleichbedeutend mit Arbeitszeit. Auch Be- und Entladen, Reinigungsarbeiten, Wartungsarbeiten, Verwaltungsaufgaben und andere Tätigkeiten können als Arbeitszeit gelten.

Für die Arbeitszeit gelten unter anderem folgende Regeln:

• bei einem Arbeitstag zwischen sechs und neun Stunden: mindestens 30 Minuten Pause;
• bei einem Arbeitstag von mehr als neun Stunden: mindestens 45 Minuten Pause;
• niemals länger als sechs Stunden am Stück ohne Pause arbeiten.

Ein Fahrer muss daher nicht nur die Fahrerkarte einstecken, sondern auch die richtige Tätigkeit auswählen. Dazu gehören Fahren, sonstige Tätigkeiten, Bereitschaft, Pause oder Ruhezeit.

Eine falsch gewählte Aktivität kann später zu einer fehlerhaften Auswertung der Lenk- und Ruhezeiten sowie zu Fehlern führen, wenn dieselben Daten für die Zeiterfassung verwendet werden.

Tägliche und wöchentliche Ruhezeiten

Die normale tägliche Ruhezeit beträgt mindestens elf zusammenhängende Stunden.

Diese Ruhezeit darf:

• maximal dreimal zwischen zwei wöchentlichen Ruhezeiten auf neun Stunden verkürzt werden;
• in zunächst mindestens drei Stunden und anschließend mindestens neun Stunden aufgeteilt werden.

Eine normale wöchentliche Ruhezeit dauert mindestens 45 zusammenhängende Stunden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann diese auf mindestens 24 Stunden verkürzt werden. Die versäumte Ruhezeit muss später gemäß den europäischen Vorschriften ausgeglichen werden.

Eine normale oder ausgeglichene wöchentliche Ruhezeit darf nicht in der Fahrerkabine verbracht werden. Der Arbeitgeber muss für eine angemessene Unterkunft mit geeigneten Schlaf- und Sanitäranlagen sorgen und die damit verbundenen Kosten tragen.

Darüber hinaus muss das Transportunternehmen die Arbeit so organisieren, dass ein Fahrer mindestens einmal alle vier Wochen an seinen Wohnort oder den üblichen Standort des Unternehmens zurückkehren kann.

Was ist Smart Tacho 2?

Smart Tacho 2 ist die zweite Generation des intelligenten Fahrtenschreibers. Für neue, tacho-pflichtige Fahrzeuge ist dieser Typ seit dem 21. August 2023 vorgeschrieben.

Für schwere Fahrzeuge im internationalen Verkehr sind die europäischen Umrüstfristen inzwischen abgelaufen. Seit August 2025 müssen alle schweren Fahrzeuge, die in einem anderen Mitgliedstaat als dem Land ihrer Zulassung verkehren, mit Smart Tacho 2 ausgestattet sein.

Ab dem 1. Juli 2026 gilt dies auch für tachographenpflichtige leichte Nutzfahrzeuge mit einem Gewicht von mehr als 2.500 Kilogramm im internationalen Güterverkehr.

Der Smart Tacho 2 erfasst unter anderem:

• Fahr-, Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeiten;
• Positionen und Grenzübertritte;
• Be- und Entladevorgänge;
• die Nutzung der Fahrerkarte;
• Fahrzeug- und Tachographen-Daten;
• Hinweise auf Störungen oder mögliche Manipulationen.

Der Fahrtenschreiber verfügt zudem über DSRC-Technologie. Damit können Kontrollbehörden bestimmte technische Daten aus der Ferne empfangen und gezielter festlegen, welche Fahrzeuge sie am Straßenrand kontrollieren.

Der Einbau eines Tachographen allein reicht nicht aus

Ein Smart Tacho 2 hilft bei der Erfassung von Aktivitäten, sorgt jedoch nicht automatisch dafür, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.

Dazu müssen auch die Prozesse rund um den Fahrtenschreiber gut organisiert sein:

• Fahrer müssen die richtigen Vorgänge eingeben;
• die Fahrerkarten müssen rechtzeitig ausgelesen werden;
• der Massenspeicher des Fahrtenschreibers muss rechtzeitig heruntergeladen werden;
• Daten müssen sicher archiviert werden;
• Verstöße und Abweichungen müssen bewertet werden;
• Fahrer müssen Feedback und Anweisungen erhalten;
• Die Disponenten müssen das verbleibende Lenkzeitbudget berücksichtigen.

Wenn dies manuell erfolgt, ist der Zeitaufwand sehr hoch. Fahrzeuge und Fahrer müssen für das Herunterladen verfügbar sein, und die Verwaltung muss selbst überwachen, ob Daten fehlen.

EasyTacho liest Tachographen-Daten automatisch aus der Ferne aus

EasyTacho von Rietveld automatisiert das Auslesen und Verwalten von Tachographen- und Fahrerkartendaten.

Der digitale Fahrtenschreiber und die Fahrerkarte werden aus der Ferne ausgelesen. Dadurch muss ein Fahrzeug nicht extra zur Niederlassung zurückkehren und der Fahrer muss seine Karte nicht manuell zum Herunterladen vorlegen.

EasyTacho unterstützt unter anderem:

• das automatische Auslesen von Fahrerkarten;
• das automatische Auslesen des Massenspeichers;
• Speicherung von Tachographendateien in der Cloud;
• Standardarchivierung für 24 Monate;
• Übersicht über durchgeführte und geplante Downloads;
• Hinweis auf fehlende oder veraltete Daten;
• Berichte über mögliche Verstöße;
• automatischer Versand von Berichten an die Fahrer;
• Echtzeit-Einblick in die verbleibende Fahrzeit und erforderliche Pausen.

EasyTacho kann die Fahrerkarte in festgelegten Intervallen auslesen und den Massenspeicher automatisch herunterladen. Dadurch wird verhindert, dass gesetzliche Download-Fristen unbemerkt überschritten werden.

Echtzeit-Fahrzeiten unterstützen die Planung

Mit EasyTacho Live sieht der Planer, wie viel Lenkzeit einem Fahrer noch zur Verfügung steht und wann eine Pause oder Ruhezeit erforderlich ist.

Das hilft dabei, Fahrten realistischer zu planen und rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen. Ein Planer kann beispielsweise früher erkennen, dass ein Fahrer ein Ziel nicht mehr innerhalb der verbleibenden Lenkzeit erreichen kann.

Dies bietet praktische Vorteile:

• weniger Überraschungen unterwegs;
• geringeres Risiko von Verstößen;
• realistischere Ankunftszeiten;
• bessere Verteilung der Fahrten;
• weniger telefonische Rückfragen;
• mehr Ruhe für Disponenten und Fahrer.

EasyTacho übernimmt nicht die Verantwortung des Fahrers und des Transportunternehmens. Es macht die verfügbaren Daten jedoch schneller transparent, sodass rechtzeitig gehandelt werden kann.

EasyTrack verknüpft Fahrzeugdaten mit dem Betriebsablauf

EasyTacho konzentriert sich auf das Tachographenmanagement und die Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten. EasyTrack ergänzt dies um Echtzeit-Einblicke in Fahrzeuge, Fahrten, Standorte, Stopps und den Einsatz.

Durch die Kombination beider Lösungen entsteht ein umfassenderes Bild:

• Wo befindet sich das Fahrzeug?
• Welche Route wird gefahren?
• Was ist die voraussichtliche Ankunftszeit?
• Wie viel Fahrzeit hat der Fahrer noch?
• Wann muss eine Pause eingeplant werden?
• Welche Fahrten und Kilometer sind erfasst?
• Wo kommt es zu einer Abweichung vom Plan?

Diese Kombination hilft Planern, Fuhrparkmanagern und Verwaltungsmitarbeitern, auf der Grundlage eines einzigen zuverlässigen Datenstroms zu arbeiten.

Von der Tachographenaufzeichnung zur korrekten Vergütung

Tachographen-Daten sind nicht nur für die Kontrolle von Lenk- und Ruhezeiten relevant. Die aufgezeichneten Vorgänge können auch als Grundlage für die Vorabberechnung von Arbeitsstunden und Gehältern dienen.

Der Fahrer erfasst über den Tachographen unter anderem:

• Fahren;
• sonstige Tätigkeiten;
• Bereitschaftszeit;
• Pausen und Ruhezeiten;
• Be- und Entladen, sofern diese Funktion genutzt wird.

EasyHours kann diese Daten gemäß den festgelegten betrieblichen und tarifvertraglichen Regeln verarbeiten. Dazu gehören:

• Dienststunden;
• Überstunden;
• Vertragsstunden;
• Zuschläge;
• Zeiträume;
• Aufenthaltskostenerstattungen;
• Ausnahmen, die einer Überprüfung bedürfen.

So werden Daten, die ohnehin gesetzlich erfasst werden müssen, auch praktisch für die Lohnabrechnung genutzt.

Die Qualität des Ergebnisses hängt dabei von der korrekten Eingabe durch den Fahrer und einer korrekten Ausgestaltung der Tarifvertrags- und Betriebsvorschriften ab.

Selman Transporten: Lohnabrechnung über den Smart-Tachographen

Selman Transporten aus Bemmel verfügt über 25 Lkw, 35 Fahrer und 10 Mitarbeiter im Büro. Das Unternehmen ist bereits seit 1993 Vorreiter in der Transportautomatisierung.

Gemeinsam mit Rietveld entwickelte Selman eine Lösung, bei der der Smart-Tachograph die Grundlage für die Zeiterfassung bildet. Ein Qan-All-Fahrzeugserver stellt die erforderlichen Fahrzeug-, Fahrten- und Standortdaten bereit. EasyHours verarbeitet diese Daten anschließend zu einer vorläufigen Lohnabrechnung.

Die Lösung basiert auf einem klaren Grundsatz: Der Fahrer ist kein Verwaltungsmitarbeiter.

Der Fahrer erfasst seine Aktivitäten über den Tachographen, wie gesetzlich vorgeschrieben. Die Daten werden anschließend automatisch verarbeitet. Dadurch sind keine doppelten Erfassungen erforderlich, und die vorläufige Lohnabrechnung kann, je nach gewählter Konfiguration, sogar ohne herkömmlichen Bordcomputer durchgeführt werden.

Das bringt Selman unter anderem folgende Vorteile:

• weniger manuelle Eingaben;
• geringeres Risiko von Abweichungen zwischen den Erfassungen;
• eine einheitliche Verarbeitung für alle Fahrer;
• mehr Transparenz bei Arbeitszeiten und Vergütungen;
• weniger Diskussionen im Nachhinein;
• weniger Geräte und Ablenkungen im Fahrerhaus;
• mehr Verantwortung für eine korrekte Erfassung der Tätigkeiten.

Die Lösung wurde über einen Zeitraum von etwa einem Jahr gemeinsam entwickelt, getestet und verbessert. Damit zeigt Selman, dass Innovation nicht immer bedeutet, dass weitere Systeme hinzugefügt werden müssen. Manchmal entsteht die beste Lösung dadurch, dass verfügbare Daten intelligenter genutzt werden.

EasyTacho, EasyTrack und EasyHours ergänzen sich gegenseitig

Jede der Lösungen hat ihre eigene Funktion:

EasyTacho

Automatisiert das Auslesen, Archivieren und Analysieren von Tachographen- und Fahrerkartendaten. Bietet Einblick in Fahr- und Ruhezeiten und unterstützt die Einhaltung der Vorschriften.

EasyTrack

Bietet Echtzeit-Einblick in Standorte, Fahrten, Routen, Stopps und Fahrzeugnutzung. Unterstützt Planung, Verwaltung und Flottenmanagement.

EasyHours

Verarbeitet Arbeitszeiten und Tätigkeiten zu einer vorläufigen Lohnabrechnung auf Basis festgelegter Tarif- und Unternehmensregeln.

Durch die intelligente Vernetzung dieser Datenquellen und Anwendungen entsteht ein einziger zusammenhängender Prozess: von der Aktivität im Fahrzeug bis hin zur Planung, Kontrolle und Lohnabrechnung.

Welche Kombination erforderlich ist, hängt von Ihren Fahrzeugen, Fahrtenschreibern, Fahrern, bestehenden Systemen und Verwaltungsprozessen ab.

Was sollten Sie jetzt überprüfen?

Gerade angesichts der Ausweitung auf leichte Nutzfahrzeuge ist es ratsam, Ihren Fuhrpark neu zu bewerten.

Prüfen Sie für jedes Fahrzeug oder jeden Fahrzeugzug:

1. Wie hoch ist die zulässige Gesamtmasse einschließlich Anhänger?
2. Wird das Fahrzeug für den Gütertransport genutzt?
3. Wird das Fahrzeug im internationalen Verkehr eingesetzt oder führt es Kabotage durch?
4. Gilt eine internationale oder nationale Ausnahmeregelung?
5. Ist Smart Tacho 2 vorhanden und korrekt kalibriert?
6. Verfügen die Fahrer über eine gültige Fahrerkarte?
7. Werden Fahrerkarte und Massenspeicher rechtzeitig ausgelesen?
8. Werden Verstöße und fehlende Daten nachverfolgt?
9. Erfassen die Fahrer die richtigen Tachographenvorgänge?
10. Können die verfügbaren Daten auch die Stunden- und Lohnabrechnung verbessern?

Achten Sie insbesondere auf Lieferwagen, die normalerweise in den Niederlanden fahren, aber gelegentlich eine internationale Fahrt durchführen. Ein einziger grenzüberschreitender Auftrag kann bedeuten, dass ein Fahrzeug mit einem Gewicht von mehr als 2.500 Kilogramm plötzlich unter die europäische Verpflichtung fällt.

Machen Sie das Tachographenmanagement zu einem Teil Ihres Prozesses

Die Rechtsvorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten erfordern mehr als nur ein funktionierendes Gerät im Fahrzeug. Eine zuverlässige Einhaltung der Vorschriften entsteht, wenn Erfassung, Downloads, Kontrolle, Planung und Lohnabrechnung aufeinander abgestimmt sind.

Mit EasyTacho, EasyTrack und EasyHours hilft Rietveld dabei, diese Prozesse miteinander zu verknüpfen. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit, schnellere Einblicke und mehr Sicherheit für Fahrer, Disponenten und die Verwaltung.

Lassen Sie Ihre Tachographenpflicht überprüfen

Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Lkw, Transporter oder Fahrzeugkombinationen unter die neuen Vorschriften fallen? Oder möchten Sie Tachographen-Daten automatisch für die Planung und die Lohnabrechnung nutzen?

Lassen Sie Ihre Fahrzeuge, Fahrtenschreiber und Prozesse von unseren Spezialisten analysieren und lassen Sie sich zu EasyTacho, EasyTrack und EasyHours beraten.

Gemeinsam stärken wir Ihren Fuhrpark, Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen mit zuverlässigen Daten und intelligenter Automatisierung.

Gemeinsam. Kompetent. Vorwärts.